El inicio del año suele ser una época de vacaciones en grandes empresas, pero en las pymes la presencia de gerentes y propietarios suele ser más indispensable. Esto se debe a que se requiere una planificación y organización minuciosa para el año, especialmente en Perú, donde el 99.7% de las empresas al cierre de 2024 eran micro y pequeñas (mypes), según datos de Comex. Para que el descanso de algunos no implique el estrés de otros, Manuel Concha, CEO de Kame ERP, propone cinco acciones clave para que las pymes mantengan su productividad durante la temporada de verano.
1. Calendarización: planifica las vacaciones con anticipación
La recomendación principal es definir las vacaciones de los trabajadores con la mayor anticipación posible. Para ello, es útil contar con un software que permita al superior autorizar los días libres y llevar un registro automatizado de cuántos días le quedan disponibles a cada empleado. Este tipo de herramienta combina planificación y automatización de procesos, lo cual es fundamental a medida que el equipo crece y puede tener implicancias legales.
2. Reemplazos: evita la dependencia de una sola persona
Cuando un trabajador sale de vacaciones, muchas veces no se sabe quién suplirá sus funciones, lo que genera dependencia de quienes tienen el conocimiento y, en ocasiones, obliga a interrumpir su descanso para resolver problemas urgentes. Para evitar esto, es clave establecer procedimientos transparentes y conocidos por todos, de modo que los sustitutos puedan ejecutar las tareas con menos errores.
3. Productividad: asigna backups y premia resultados
Es esencial que cada cargo tenga un backup o respaldo dentro del equipo que conozca las funciones del colaborador que está de vacaciones. De esta manera, la ausencia de un trabajador no debería afectar el negocio. Para mantener o incluso aumentar la producción, una buena práctica es ofrecer incentivos por resultados, más que por el tiempo de trabajo.
4. Recursos: anticipa la necesidad de financiamiento
Durante este periodo, las pymes suelen enfrentar una mayor carga operativa. Dependiendo del rubro, esto puede reflejarse en una reducción de ventas o en el aumento de costos por los reemplazos. En caso de requerir financiamiento, es fundamental anticiparse para reducir intereses y otros costos financieros.
5. ERP: automatiza procesos y mejora la gestión durante las vacaciones
Muchas pymes no cierran su año contable el 31 de diciembre, en parte porque no cuentan con un software que integre remuneraciones, bancos, facturación, contabilidad y cobranzas. Contar con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), como Kame ERP, resulta especialmente valioso durante el periodo de vacaciones. Este tipo de herramienta automatiza procesos, reduce costos y mejora la toma de decisiones al ofrecer información de calidad, transparente y en menor tiempo. Además, facilita la entrega de datos cuando son solicitados por organismos externos y permite consultar el estado del negocio desde cualquier lugar, incluso desde el celular.
