En un mundo en el que la tecnología se impone cada día más, la digitalización de las empresas resulta fundamental, ya que, de esta manera, los negocios y los emprendimientos se acercan a los consumidores e, incluso, amplían su mercado. Para poder lograr esto, es importante adaptar diferentes procesos internos que permitirán agilizar trámites, ahorrar tiempo y energía.
César Torres, docente de la carrera de Contabilidad de la Universidad Tecnológica del Perú (UTP), explica que aquellas empresas que deseen seguir en el sistema tradicional, “necesitarán una gran cantidad de espacio físico para almacenar documentos, lo que conllevaría a tener una buena administración documentaria”.
Por otro lado, este proceso requiere una inversión, ya que se debe certificar la autenticidad de los documentos. “Se debe convencer a la gerencia de la importancia de tener la documentación que respalde nuestras operaciones para fines contables, legales, tributarios, laborales, etc. Si se maneja internamente o con apoyo de un tercero, el proceso requiere una inversión”, indica.
Por ello, el docente de la UTP comparte cuatro beneficios que toda empresa puede obtener al digitalizar la contabilidad de su negocio:
- Ahorro de espacio. Cambiar el archivamiento al formato digital ahorraría mucho espacio físico en cualquier oficina o casa. Actualmente, se pueden emplear páginas como One Drive y Dropbox que permiten almacenar la información en la nube y revisarla o editarla desde cualquier lugar y momento.
- Documentación mejor cuidada. Toda empresa tiene documentación antigua y corre el riesgo de que se deteriore si se continúa guardando de manera física. Así, al pasar todo esto al ámbito digital, se descartaría este problema.
- Facilidad de búsqueda. Al digitalizar la contabilidad de la empresa, encontrar documentos se volverá una acción más fácil y rápida. Para ello, siempre se debe tener un orden en el sistema, por ejemplo, guardando todo en carpetas de acuerdo a ciertas fechas o actividades.
- Evitar multas. En el aspecto tributario, si la empresa cuenta con papeles que no están en buenas condiciones, se deben pagar impuestos, multas u otros para regularizarlo. Digitalizar todos los documentos ayudará a evitar esta situación.
