La transformación digital continúa entre las prioridades del sector empresarial peruano. Según el estudio “Desafíos y Tendencias para las Empresas en Latam 2025” de EY, el 34 % de los ejecutivos peruanos considera la transformación digital uno de los principales desafíos estratégicos para sus organizaciones. En este escenario, Excel mantiene su utilidad para analizar información, pero el crecimiento de las operaciones puede generar limitaciones cuando toda la gestión depende de múltiples hojas de cálculo y procesos manuales.
¿Cuándo una empresa debería dejar de depender de Excel?
Excel permite gestionar información relacionada con ventas, finanzas, inventarios y presupuestos debido a su flexibilidad. Sin embargo, cuando una empresa aumenta sus operaciones, incorpora nuevas áreas o maneja mayores volúmenes de datos, las hojas de cálculo pueden generar dificultades para centralizar y actualizar la información.
“Excel es una excelente herramienta para analizar información, pero cuando una empresa intenta gestionar toda su operación mediante múltiples planillas, aumenta la posibilidad de errores, se duplica el trabajo y se pierde visibilidad del negocio”, explica Rigoberto Caballero, Country Manager de Defontana en Perú.
El especialista identifica cinco señales que pueden indicar que una organización necesita avanzar hacia una gestión empresarial más integrada.
1. Existen varias versiones del mismo archivo
Cuando diferentes áreas trabajan con copias distintas de un documento, identificar cuál contiene la información actualizada puede resultar complicado.
Esta situación aumenta el riesgo de inconsistencias y puede generar decisiones basadas en datos que ya no corresponden con la situación actual de la empresa.
2. Elaborar reportes toma horas o días
La preparación de indicadores financieros, comerciales o de gestión puede requerir la recopilación manual de información proveniente de diferentes archivos.
Cuando esta tarea consume varias horas o incluso días, parte del tiempo de los trabajadores se destina a procesos que pueden ser automatizados mediante herramientas de gestión empresarial.
3. Los mismos datos deben registrarse varias veces
Copiar información entre distintas hojas de cálculo incrementa el trabajo administrativo y aumenta la posibilidad de cometer errores.
La duplicación de datos puede afectar diferentes procesos de una empresa y dificultar el seguimiento de la información cuando varias áreas necesitan utilizar los mismos registros.
¿Qué problemas genera gestionar una empresa con procesos manuales?
La dependencia de hojas de cálculo puede ser manejable en determinadas operaciones, pero puede convertirse en una limitación cuando el negocio necesita información actualizada y procesos coordinados entre diferentes áreas.
4. No existe información disponible en tiempo real
La toma de decisiones con datos desactualizados puede afectar la planificación de compras, el control de inventarios, las ventas y el flujo de caja.
Esta situación adquiere mayor relevancia en empresas con operaciones dinámicas, donde los cambios en las ventas, existencias o finanzas requieren información actualizada para responder oportunamente.
5. El crecimiento depende de más procesos manuales
La incorporación de nuevos clientes, productos o sedes puede aumentar la cantidad de tareas repetitivas que deben realizar los trabajadores.
Si cada etapa de crecimiento requiere crear nuevas hojas de cálculo o aumentar los procesos manuales, puede ser una señal de que la empresa necesita modificar su sistema de gestión y automatizar determinadas operaciones.
¿Qué es un ERP y cómo puede ayudar a una empresa?
Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) permite integrar información y procesos de diferentes áreas de una organización en una misma plataforma.
Según Caballero, algunas empresas consideran que implementar un ERP representa un gasto adicional, aunque el costo también puede encontrarse en mantener procesos manuales, información dispersa y tareas duplicadas.
“Excel seguirá siendo una herramienta valiosa para realizar análisis específicos. El desafío aparece cuando se utiliza para administrar toda la operación del negocio. En esa etapa, un ERP permite integrar la información de las distintas áreas, reducir errores y acceder a datos confiables en tiempo real para tomar mejores decisiones”, concluye.
El uso de un ERP no necesariamente implica eliminar Excel. Ambas herramientas pueden complementarse: las hojas de cálculo pueden continuar utilizándose para análisis puntuales y reportes específicos, mientras que el sistema empresarial puede centralizar información, automatizar procesos y facilitar la trazabilidad de las operaciones.
